为什么明明记得前两天刚存起来的文件却再也找不到了？-系统找不到指定文件

文/田志刚

在《避免一团乱麻，个人电脑如何进行文件夹分类》中我们提到，个人电脑文件的分类方法，这次讲解文件如何命名。

谈到文件命名，你可能会有疑问，这谁不会啊！是的，好像谁都会，可是有几个人能做到科学地命名呢？通常是随便起个名字，就存到某个地方去了，结果造成想找到的时候变得非常困难。当一个公司人想寻找公司 ERP系统的项目总结报告时，他用“项目总结报告”去搜索，找出了数百个以“项目总结报告”命名的文件。到底哪个是 ERP系统项目的总结报告呢？他需要一个个地打开这些文件去确定，这就是因为没有采取合适的命名造成的问题。

在这个提倡合作的年代，一个非常普遍的现象是：一份文档往往要经过多人修改，最后发送出去的应该是最终修改稿，而实际情况是，经常发送出去的是其中的某个中间稿，甚至是最初稿，这样的结果，轻则会导致重复劳动、工作效率低下，严重的甚至会泄露商业秘密，造成不应有的损失。

文件的命名工作是一项基础性工作，简单但不容易坚持，如果能长期坚持下去就可以明显地提升工作效率。文件命名工作的前提是要确定命名的方法和规则，要根据你的工作类型和习惯确定。

下面我们来分享一下某家公司的命名规则：

公司文档命名规则：公司简称—纬度—文档名—日期—版本号，如： KMC—咨询—质量控制—20090318—1.5，意思是 KMC公司咨询业务单元质量控制文件，定稿于 2009年 3月 18日，版本为 1.5。

公司项目命名规则：年—项目号—客户名—项目名 —日期—版本号，如： 2009—006—上海世博会组委会—国外市场拓展项目媒体组织— 20090416—1.0，意思是该公司 2009年第六个项目，上海世博会组委会的海外市场拓展媒体组织，定稿于 2009年 4月 16日，版本号为 1.0。

与公司文件命名相比，在个人文件的命名上，可以更简单一些。除了要给自己的工作文件命名，每个人都会从不同的渠道（网上下载、朋友间的共享）得到不少文件，根据文件类型不同采用不同的命名方法。对于工作需要的文件，如果公司有命名规则就按照公司的规则执行，如果公司没有命名规则就根据自己的规则执行。对于自己收集的文件，则要按照自己的文件命名规则执行。

某出版社编辑对下载的文件，按照以下的方式命名：“标题—机构（或者作者）—分类—类型”，例如他下载的德勤公司演示文稿的模板，是一个 ppt文件，他的命名方式是“ppt模板—德勤—个人工具 —ppt”，从分类方法上看，他是将 ppt模板作为个人的工具，文件的类型为 ppt。

以上的方法其实都很简单，你只需要花两个小时的时间对自己经常接触和使用的文件进行简单的分析，就可以规划出你的文件夹层次，制定出适合自己的命名规则，而难度仅仅在于如何能坚持下来。在日常工作中对文件进行命名，这看起来比较烦琐，但如果从长期上看，这是最有效率的文件管理方式。

举个例子说明，很多人从网络上下载了许多 mp3的歌曲，但由于互联网上的歌曲大部分是根据文件上传的时间自动命名的，所以根本看不出到底是什么歌曲和内容。例如笔者在百度上搜索罗大佑《光阴的故事》，在下载后文件名是 323823c416d44cee9bf65b4baf1c77b3.mp3，估计直接保存后没有人能看明白这是什么歌曲，这个时候我就将它的名字修改成“光阴的故事—罗大佑— mp3.mp3”，加上 mp3文件后缀的目的是我要区分这是什么类型的文件，是一个 mp3文件还是一个《光阴的故事》的歌词。当然你也可以用文件名的后缀去区分，但从方便使用的角度说，前者效率更高。

请一定要记住，在你下载文件或者新建文件时，不要只图方便，否则你今天的一时方便会带来明天使用时无穷无尽的麻烦，所以请勤快一些，这对于个人知识保存来说极其重要。（本文已经被收录到田志刚著的《你的知识需要管理》一书，更多了解个人知识管理，可阅读！）

(作者微信公众号：【KMCtian】，关注个人成长与知识管理、知识库，欢迎勾搭！）